Разный уровень доступа к документам на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами

Шифрование данных: Шифрование позволяет защитить информацию от несанкционированного доступа путем преобразования ее в непонятный для посторонних вид.

Аутентификация и авторизация: Для доступа к документам требуется аутентификация пользователя, то есть проверка его личности, и авторизация, то есть определение его прав доступа.

Физическая безопасность серверов: Серверы, на которых хранятся данные, должны быть защищены от несанкционированного доступа физическими методами, такими как ограниченный доступ к помещению и видеонаблюдение.

Регулярное резервное копирование: Резервное копирование данных позволяет восстановить информацию в случае ее утраты или повреждения.

Шифрование данных: Портал должен поддерживать шифрование информации при передаче и хранении.

Многоуровневая аутентификация: Пользователи должны проходить многоуровневую аутентификацию, чтобы получить доступ к различным уровням документов.

Ограничение доступа: Администратор портала должен иметь возможность ограничивать доступ пользователей к определенным документам в зависимости от их должности и роли в организации.

Аудит доступа: Система должна вести журнал всех операций с документами, чтобы можно было проследить, кто, когда и с какими правами получал доступ к информации.

Резервное копирование: Регулярное резервное копирование данных поможет восстановить информацию в случае ее утраты или повреждения.

Создание папок и подпапок: Создание структуры папок и подпапок позволяет организовать документы по категориям. Например, можно создать папки для различных типов документов, таких как договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ и другие.

Использование метаданных: Метаданные — это дополнительная информация о документе, которая может быть использована для его классификации и поиска. Например, можно указать дату создания документа, автора, статус и другие атрибуты.

Применение тегов: Теги позволяют присваивать документам ключевые слова или фразы, чтобы было легче найти нужные документы с помощью поиска.

Автоматическая сортировка: Современные порталы для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами позволяют настроить автоматическую сортировку документов на основе определенных правил. Например, можно настроить систему таким образом, чтобы все договоры автоматически сохранялись в соответствующей папке.

Папка «Договоры»: В этой папке хранятся все договоры, заключенные компанией. Каждый договор имеет свою подпапку с названием, соответствующим его номеру.

Папка «Счета-фактуры»: В этой папке хранятся все счета-фактуры, полученные и отправленные компанией. Счета-фактуры можно сортировать по дате создания или номеру.

Папка «Акты выполненных работ»: В этой папке хранятся все акты выполненных работ. Каждый акт имеет свою подпапку с названием, соответствующим его номеру.

Тег «Важные документы»: Этот тег можно присваивать документам, которые требуют особого внимания или рассмотрения со стороны руководства компании.

Ролевая модель доступа: Система должна предоставлять возможность определения различных ролей пользователей и назначения им соответствующих прав доступа. Например, можно создать роль «Администратор», которая будет иметь полный доступ ко всем документам, и роль «Сотрудник», которая будет иметь доступ только к определенным документам.

Уровни доступа: Портал должен поддерживать возможность назначения разных уровней доступа к документам в зависимости от их типа или содержания. Например, можно разрешить доступ только к определенным типам документов, таким как договоры или счета-фактуры.

Контроль изменений: Система должна вести журнал всех изменений, сделанных пользователями, чтобы можно было проследить, кто и когда вносил изменения в документы.

Уведомление о статусе документа: Система должна предоставлять возможность отправки уведомлений пользователям о изменении статуса документов. Например, можно отправить уведомление о том, что документ был подписан или отправлен на согласование.

Администратор: Администратор имеет полный доступ ко всем документам на портале и может изменять их статусы, редактировать информацию и управлять правами доступа других пользователей.

Руководитель отдела: Руководитель отдела имеет доступ ко всем документам, относящимся к его отделу, и может изменять их статусы.

Сотрудник: Сотрудник имеет доступ только к документам, которые ему необходимы для выполнения своих задач. Он может просматривать информацию, добавлять комментарии и изменять статусы документов.

Купля-продажа: Договор купли-продажи заключается между продавцом и покупателем и определяет условия покупки товара или услуги.

Аренда: Договор аренды определяет условия использования имущества одной стороной другой стороной в обмен на плату.

Трудовой договор: Трудовой договор заключается между работником и работодателем и определяет условия трудоустройства, права и обязанности сторон.

Партнерское соглашение: Партнерское соглашение заключается между двумя или более компаниями для сотрудничества в определенной сфере бизнеса.

Лицензионный договор: Лицензионный договор заключается между владельцем интеллектуальной собственности и лицом, которому предоставляется право использования этой собственности.

Создание шаблона договора: Создайте шаблон договора, который будет использоваться для заключения сделок. В нем должны быть указаны все необходимые разделы, такие как стороны, условия, ответственность и т.д.

Заполнение информации: Заполните необходимую информацию в шаблоне договора, такую как название компании, адрес, контактные данные и другие реквизиты.

Подписание договора: Предложите другой стороне подписать договор. Это может быть сделано путем электронного подписания или отправки сканированной копии подписанного документа.

Хранение договора: Сохраните подписанный договор на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это позволит обеспечить безопасное сохранение данных и быстрый доступ к ним в будущем.

Выбор типа доверенности: Определите тип доверенности, который соответствует вашей ситуации. Например, это может быть доверенность на подписание документов, на получение почты или на представление интересов в суде.

Заполнение информации: Заполните необходимую информацию в шаблоне доверенности, такую как ФИО доверителя и доверенного лица, цель и сроки действия доверенности.

Подписание доверенности: Попросите доверителя подписать документ. Это может быть сделано путем электронного подписания или отправки сканированной копии подписанного документа.

Хранение доверенности: Сохраните подписанную доверенность на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это позволит обеспечить безопасное сохранение данных и быстрый доступ к ним в будущем.

Выбор шаблона счета-фактуры: Выберите подходящий шаблон счета-фактуры, который соответствует вашим потребностям и требованиям законодательства.

Заполнение информации: Заполните необходимую информацию в шаблоне счета-фактуры, такую как название компании, адрес, контактные данные и другие реквизиты.

Указание товаров или услуг: Укажите все товары или услуги, которые были проданы покупателю. Для каждого товара или услуги укажите стоимость, количество и сумму.

Подписание счета-фактуры: Подпишите счет-фактуру и отправьте ее покупателю для оплаты. Это может быть сделано путем электронного подписания или отправки сканированной копии подписанного документа.

Хранение счета-фактуры: Сохраните подписанный счет-фактуру на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это позволит обеспечить безопасное сохранение данных и быстрый доступ к ним в будущем.

Выбор шаблона акта выполненных работ: Выберите подходящий шаблон акта выполненных работ, который соответствует вашим потребностям и требованиям законодательства.

Заполнение информации: Заполните необходимую информацию в шаблоне акта выполненных работ, такую как название компании исполнителя, адрес, контактные данные и другие реквизиты.

Указание выполненных работ: Укажите все работы или услуги, которые были выполнены для заказчика. Для каждой работы или услуги укажите объем, стоимость и сумму.

Подписание акта выполненных работ: Подпишите акт выполненных работ и отправьте его заказчику для оплаты. Это может быть сделано путем электронного подписания или отправки сканированной копии подписанного документа.

Хранение акта выполненных работ: Сохраните подписанный акт выполненных работ на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это позволит обеспечить безопасное сохранение данных и быстрый доступ к ним в будущем.

Создание шаблона трехстороннего договора: Создайте шаблон трехстороннего договора, который будет использоваться для заключения сделок. В нем должны быть указаны все необходимые разделы, такие как стороны, условия, ответственность и т.д.

Заполнение информации: Заполните необходимую информацию в шаблоне трехстороннего договора, такую как название компаний, адреса, контактные данные и другие реквизиты.

Подписание трехстороннего договора: Предложите всем сторонам подписать договор. Это может быть сделано путем электронного подписания или отправки сканированной копии подписанных документов.

Хранение трехстороннего договора: Сохраните подписанный трехсторонний договор на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это позволит обеспечить безопасное сохранение данных и быстрый доступ к ним в будущем.

Создание нового свободного документа: Создайте новый пустой документ на портале. Это может быть сделано путем выбора опции «Создать новый» или «Добавить новый».

Редактирование текста: Добавьте текст или содержимое в свободный документ. Вы можете использовать различные форматирование, такие как жирный шрифт, курсив, маркированные и нумерованные списки.

Добавление изображений или таблиц: Если необходимо, вы можете добавить изображения или таблицы в свободный документ. Для этого используйте соответствующие функции редактора.

Сохранение и отправка: После завершения работы со свободным документом сохраните его на портале и отправьте его другим пользователям, если это необходимо.

Хранение свободного документа: Сохраните свободный документ на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это позволит обеспечить безопасное сохранение данных и быстрый доступ к ним в будущем.

Выбор типа заявки: Определите тип заявки, который соответствует вашей ситуации. Например, это может быть заявка на получение информации, заявка на регистрацию или заявка на изменение данных.

Заполнение информации: Заполните необходимую информацию в шаблоне заявки, такую как ФИО или название компании, контактные данные и описание запроса.

Отправка заявки: Отправьте заполненную заявку на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это может быть сделано путем нажатия кнопки «Отправить» или выбора опции «Отправить».

Передача заявки для выполнения: После отправки заявки она будет передана соответствующему исполнителю или отделу для выполнения. Исполнитель может просмотреть заявку, принять ее на выполнение и отслеживать статус запроса.

Уведомление о статусе заявки: Пользователь, отправивший заявку, будет получать уведомления о статусе ее выполнения. Например, он может получить уведомление о том, что заявка была принята или выполнена.

Выбор типа спецификации: Определите тип спецификации, который соответствует вашей ситуации. Например, это может быть техническая спецификация или функциональная спецификация.

Заполнение информации: Заполните необходимую информацию в шаблоне спецификации, такую как название продукта или услуги, требования к функциональности, характеристики и другие параметры.

Отправка спецификации: Отправьте заполненную спецификацию на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это может быть сделано путем нажатия кнопки «Отправить» или выбора опции «Отправить».

Обработка спецификации: После отправки спецификации она будет передана соответствующему исполнителю или отделу для обработки. Исполнитель может просмотреть спецификацию, задать уточняющие вопросы и начать работу над реализацией требований.

Уведомление о выполнении спецификации: Заказчик будет получать уведомления о ходе работы по спецификации и статусе ее выполнения. Например, он может получить уведомление о том, что спецификация была принята к исполнению или выполнена.

Выбор типа письма: Определите тип письма, который соответствует вашей ситуации. Например, это может быть письмо с запросом информации, письмо с предложением или письмо с жалобой.

Заполнение информации: Заполните необходимую информацию в шаблоне письма, такую как ФИО или название компании получателя, контактные данные и текст сообщения.

Отправка письма: Отправьте заполненное письмо на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это может быть сделано путем нажатия кнопки «Отправить» или выбора опции «Отправить».

Уведомление о статусе письма: Вы будете получать уведомления о статусе отправленного письма. Например, вы можете получить уведомление о том, что письмо было доставлено или прочитано получателем.

Хранение письма: Сохраните отправленное письмо на портале для управления корпоративным цифровым документооборотом и финансами. Это позволит обеспечить безопасное сохранение данных и быстрый доступ к ним в будущем.

Договоры: Договоры используются для заключения сделок между сторонами и определения их прав и обязанностей.

Счета-фактуры: Счета-фактуры выставляются продавцами покупателям для оплаты товаров или услуг.

Акты выполненных работ: Акты выполненных работ используются для описания объема выполненных работ или оказанных услуг.

Письма: Письма используются для общения между людьми или организациями.

Заявки: Заявки используются для формализации запросов или просьб о выполнении определенного действия.

Спецификации: Спецификации содержат требования к продукту или услуге в техническом или функциональном аспекте.

Доверенности: Доверенности предоставляют полномочия одному лицу от имени другого лица.

Приказы: Приказы используются для управления деятельностью организации и выдачи указаний подчиненным.

Протоколы: Протоколы используются для фиксации результатов совещаний, встреч или собраний.

Отчеты: Отчеты содержат информацию о выполнении задачи, проекта или работы.

Загрузка документов: Загрузите необходимые документы на портал, используя функцию загрузки файлов. Это может быть сделано путем перетаскивания файлов в соответствующую область или выбора файлов из компьютера.

Выбор получателя: Укажите получателя или получателей, которым необходимо отправить документы. Это может быть сделано путем указания адреса электронной почты или выбора из списка пользователей на портале.

Указание прав доступа: Установите необходимые права доступа к документам для каждого получателя. Например, можно разрешить только просмотр документов или разрешить редактирование и скачивание.

Отправка документов: Отправьте загруженные документы получателям. Это может быть сделано путем нажатия кнопки «Отправить» или выбора опции «Отправить».

Уведомление о получении: Вы будете получать уведомления о том, что документы были успешно доставлены получателям. Например, вы можете получить уведомление о том, что документ был просмотрен или скачан.

Загрузите документ: Загрузите необходимый документ на портал, выбрав его на компьютере и перетащив в соответствующую область или выбрав из списка файлов.

Выберите получателя: Укажите адрес электронной почты получателя или выберите его из списка пользователей на портале.

Установите права доступа: Установите необходимые права доступа к документу для получателя. Например, разрешите просмотр, редактирование или скачивание.

Нажмите «Отправить»: Нажмите кнопку «Отправить» для отправки документа. Это займет всего несколько секунд.

Уведомление о доставке: Вы получите уведомление о том, что документ был успешно доставлен получателю. Например, вы можете получить уведомление о том, что письмо было прочитано или скачано.